O Ciclo PDCA é um método de interativo de negócio focado na melhoria contínua. Ele enfatiza e demonstra em 4 passos que os programas de melhoria devem começar com um planejamento cuidadoso, resultar em uma ação eficaz, e mover-se novamente para um planejamento cuidadoso, em um ciclo contínuo.
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PDCA, um método de melhoria contínua : Fonte: FreeDigitalPhotos.net
O PDCA partiu de um sistema inicialmente desenvolvido por Walter Shewhart, um pioneiro estatístico responsável pelo desenvolvimento de controle de processos estatístico no “Bell Laboratories”, Estados Unidos em 1930. O sistema conhecido como o ‘Ciclo Shewhart’ era composto por três passos (Especificação, Produção e Inspeção) girando constantemente. Em 1951, W. Edwards Deming promoveu a evolução do ciclo de Shewart percebendo a necessidade de inserir mais um passo, criando assim a ‘Roda de Deming’. Ela era composta de 4 passos girando em um ciclo contínuo: Especificação, Produção, Colocar no Mercado, Reprojetar.
Em 1951, executivos japoneses fizeram uma correlação da Roda de Deming com 4 passos básicos: Planejar, Fazer, Checar e Agir. Desta forma, foi criado o ciclo PDCA, cujo nome representa as iniciais de cada etapa.
Ilustração do ciclo PDCA :: Fonte: commons.wikmedia.org, author Karn-B – Karn G. Bulsuk
Plan (Plano)
É o primeiro ciclo do processo com foco no planejamento. Neste passo, parte-se do princípio que para melhorar algo, é preciso saber o que está acontecendo de errado e levantar ideias para resolver os problemas. Assim, é preciso reunir um time diversificado de pessoas para alavancar o maior número de questões possíveis sobre o problema e assim identificar as soluções que poderão compor um plano de ação. Veja algumas perguntas a serem respondidas para que possamos realizar um bom planejamento:
- Quais são os problema?
- Quais os processos estão relacionados a este problema?
- Quais informações e dados estão disponíveis sobre este problema?
- Quais são as ferramentas de controle utilizadas?
- Qual o padrão que está estabelecido e qual o novo padrão?
- Quais são os objetivos e as metas que devem ser atingidos?
- Quais métodos permitirão que as metas sejam atingidas?
- Em quanto tempo as metas deverão ser atingidas?
- Quais cursos e treinamentos serão necessários?
Metas para manter e Metas para melhorar.
O título é autoexplicativo, é necessário levantar quais são as metas para os diferentes processos. Nem sempre é possível melhorar a performance em todas as tarefas e justamente por isso que é prudente levantar quais são os indicadores que deverão manter a performance e quais são os indicadores que devem melhorar para que ocorra a melhoria no processo.
Do (Fazer)
Após planejar, é hora de executar. É neste momento que o plano de ação é colocado em prática. Para ter sucesso nesta etapa, é necessário que a equipe tenha competência técnica e habilidade para executar as atividades que compõem o plano. Caso haja dificuldade na execução das atividades. Deve-se partir para treinamentos e cursos a fim de promover a capacitação da equipe.
Check (Checar e Verificar)
Nesta fase, você poderá medir a eficácia da “solução piloto” e reunir as lições aprendidas avaliando o que pode melhorar. Dependendo do sucesso das atividades planejadas e colocadas em práticas, do número de melhorias identificadas e do alcance das ações, é possível repetir o “fazer” e verificar as outras fases incorporando melhorias adicionais. Uma vez que finalmente as pessoas estão convencidas de que os custos seriam superiores aos benefícios de repetir os ciclos anteriores, então é o momento de passar para o próximo passo.
Act (Agir)
Agora se tem a solução completa implementada. No entanto, o uso do PDCA não para por aí. É necessário atuar corretivamente sobre os problemas apontados durante a implantação do PDCA e os dados levantados na fase anterior serão utilizados para voltarmos a primeira etapa (Planejar) de forma a reiniciar todo o ciclo. O novo planejamento é o indício de que o processo de melhoria contínua está em movimento.
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Cuidados na implantação do PDCA
O PDCA é uma ferramenta que contribui muito para o processo de melhoria contínua, entretanto é importante ter a ciência de que:
- Deve-se ter disciplina em todas as etapas. Não comece a fazer sem planejar e não comece a checar sem fazer, respectivamente;
- Defina claramente as metas e os processos que serão necessários para alcançá-las;
- Prepare as pessoas envolvidas;
- Não pare após o primeiro ciclo.
Quando usar o PDCA
O ciclo PDCA é uma maneira útil de prover soluções e controlar processos. É particularmente eficaz para:
- Ajudar na implementação do Kaizen ou processos de melhoria contínua, quando o ciclo se repete diversas vezes identificando e resolvendo novas melhorias.
- Identificar novas soluções e melhorias de processos que se repetem com frequência.
- Explorar uma série de possíveis soluções para um problema e tentar explorá-las de forma controlada, antes de escolher uma para a plena implementação.
- Evitar o desperdício em grande escala de recursos oriundos com a implementação de uma solução medíocre ou pobre.