O Kaizen é uma palavra Japonesa constituída de dois ideogramas: O primeiro (Kai) representa mudança e o Zen, bondade ou virtude. É tipicamente utilizado para indicar a melhoria a longo prazo de algo ou alguém (melhoria contínua). Neste artigo, apresento como o Kaizen pode melhorar os indicadores de desempenho da empresa e como ele pode promover melhoria no ambiente de trabalho.
Filosofia e método de melhoria contínua
Kaizen é a prática da melhoria contínua. Em termos práticos temos: “hoje deve ser melhor do que ontem e amanhã, melhor que hoje”. Esta prática filosófica abrange tanto a vida pessoal quanto a profissional. Com o Kaizen, nenhum dia deverá terminar sem uma melhoria ter sido desenvolvida.
Kaizen, filosofia de melhoria contínua Fonte: FreeDigitalPhotos.net
A filosofia Kaizen de melhoria contínua foi adotada como método pela Toyota a partir dos anos 50, se estendendo desde então por diversas empresas. É um conceito importante que compõe a metodologia do Lean Manufacturing.
O primeiro passo do Lean Manufacturing é mapear o processo e entender onde há desperdícios. O Kaizen é inserido neste contexto como base de uma prática de melhoria sistêmica. De certa forma, a filosofia do Kaizen é a base ideológia para o desenvolvimento do PDCA, Kanban, 5s, just-in-time, etc. Devido a sua importância, podemos afirmar atualmente que o Kaizen está incorporado aos sistemas de gestão modernos.
Selecionando um projeto Kaizen
Na indústria, o Kaizen busca a melhoria tanto em nível de processo quanto em nível sistêmico no intuito de reduzir custos, melhorar a segurança e a qualidade e aumentar a lucratividade. A responsabilidade por disseminar e cobrar a prática do Kaizen parte da alta e média gerência e saber “Onde ? Como ? Quando ?” agir é essencial para o sucesso do projeto. O projeto para aplicação do Kaizen deve ser estruturado com o objetivo fundamental de proporcionar retorno.
Após identificar o “Onde e Quando atuar”, é necessário utilizar de prática científíca para calcular o resultados que podem surgir do projeto. Uma forma estruturada para coletar e organizar os dados sobre o processo pertinente é o mapa da cadeia de valor que analisa a produção na linha desde o recebimento da matéria prima até a expedição do produto.
Alguns fatores que devem ser considerados para os projetos do Kaizen são:
- Impactar nas metas estratégicas da organização
- Negócio claro e preciso
- Proporcionar impacto significante para a organização
- Resolver problemas operacionais e não problemas de gestão
- Processo altamente visível
- Projeto de fácil aplicação
- Ser mensurável (Não pode ser permitido equívocos por dados imprecisos)
- Possuir entusiasmo por parte da gestão da empresa
- Processo simples
- Processo estável e repetitivo
- Permitir a contribuição de todos os empregados
Onde é importante Aplicar o Kaizen?
O Kaizen pode ser praticado em todas as áreas, mas geralmente o foco recai sobre os pontos onde é passível de maior retorno financeiro, como:
- Locais que necessitam de soluções urgentes: geralmente, são locais com alta insatisfação do cliente ou quando existem mudanças bruscas de mercado que exigem mudanças internas rapidamente;
- Projetos que podem causar grande impacto nas vendas ou lucros da empresa, melhoria de qualidade do produto, redução de custos de produção ou melhorias no processo produtivo;
- Locais que não toleram grandes perdas (paradas de máquinas, perda de material, produto, etc).
Kaizen na prática
Um projeto de melhoria contínua funciona quando há equipes qualificadas para levantar problemas e soluções. A melhor equipe é aquela multidisciplinar, pois cada disciplina pode contribuir com a própria perspectiva, tanto no momento de levantar o problema quanto oferecer soluções. É muito importante que as equipes tenham autoridade sobre as mudanças a serem efetuadas.
Algumas empresas promovem o “Kaizen Blitz”, onde uma equipe é formada para resolver o problema e a mesma é dissolvida após o problema estar corrigido. Geralmente estas equipes são formadas para “apagar incêndio”. O ideal é o Kaizen Blitz ocorrer como uma ação preventiva e não corretiva.
Preparação para o evento Kaizen
A preparação do evento abrange a formação da equipe, a organização e divulgação de resultados. Podemos dizer que ela consiste das seguintes etapas:
Selecionar o patrocinador do time: O patrocinador representa o maior nível na causa do projeto, sendo um consultor de gestão para a equipe. Ele é a pessoa que rompe barreiras e dispõe suporte para a equipe durante o evento. Ele também garante cobertura para que os membros da equipe não sejam interrompidos durante o evento.
Selecionar o líder do time: O líder determina o objetivo e o processo a ser seguido. Ele se reúne com o facilitador para rever os objetivos e envia a agenda para os membros da equipe. O líder apenas lidera, ele não é o patrão.
Escolher o facilitador: A função do facilitador é gerenciar a forma com que as pessoas irão trabalhar em time, manter as atividades do Kaizen em andamento e o cronograma planejado pelo líder.
Selecionar os participantes do time: A equipe deve ser composta por uma pessoa que registre resultados, ações e decisões importantes. O restante da equipe deve ser composta por membros internos (operadores, compradores, montadores e manutentores) ou membros externos capazes de fornecer novas ideias para a empresa.
Elaborar o termo do evento: No termo são definidos o escopo, os recursos disponíveis, a autoridade do time e seus limites. São definidos também as entregas, o cronograma e o código de conduta. O termo é criado pelo líder e aprovado pelo time.
Definir uma data prioritária para a realização do Kaizen: A data escolhida deve ser a melhor data em que a alta e média gerência possam acompanhar o evento. A data deve permitir a participação de todos os membros do time sem correr o risco de imprevistos.
Preparar a organização: Alguns itens devem ser considerados para a organização do evento tais como: desenvolver entusiasmo interno sobre o evento, demonstrar compromisso da administração, fazer com que haja credibilidade do evento na empresa, divulgar o antes e o depois, desenvolver o código de conduta e discutir a logística de treinamento.
Definição do ambiente adequado para o evento
Para a realização do Kaizen, devem ser considerados fatores como logística e estrutura do evento. Abaixo alguns deles:
- Localização da área que vai ser trabalhada – off-site, on-site, ou na área de trabalho;
- Alimentação – todos os membros do time devem fazer a alimentação juntos no mesmo local durante o evento;
- Ferramentas necessárias e suprimentos;
- Definição de horas de trabalho de cada um da equipe;
- Não podem haver interrupções durante o evento;
- Plano de ação para imprevistos, como quedas de energia, etc.
Kaizen e prêmios
O Kaizen é uma filosofia que deve ser praticada sem a expectativa de prêmios. Todavia, é notório que o desafio de melhorar um processo ou um sistema torna-se maior a cada volta de um PDCA ou mesmo com a evolução e complexidade do sistema. Por este motivo, o evento pode ser estimulado com prêmios caso “alguém veja algo que ainda ninguém viu”. É importante ressaltar que deve-se tomar muito cuidado ao oferecer um prêmio, pois o Kaizen é uma filosofia de vida e deve ser praticada como tal. Oferecer prêmios muitas vezes pode ser recebido como uma necessidade em que as pessoas ficam dependentes e só irão vestir a camisa do Kaizen sob esta condição.
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Benefícios do Kaizen
Por tirar o funcionário da zona de conforto, o Kaizen contribui para o auto-desenvolvimento do indivíduo e isso reflete diretamente no ambiente de trabalho.
Na organização, estatisticamente, alguns benefícios podem ser alcançados. São eles:
- 40 a 60% de redução do lead time;
- 10 a 30% de aumento de produtividade;
- 10 a 20% de redução de retrabalho;
- Aumento da satisfação dos clientes internos e externos.
O maior desafio para o indivíduo na prática do Kaizen (lê-se; proposta de melhoria contínua) é manter a disciplina e a serenidade em meio a pressão diária sob todos que estão trabalhando na indústria.
O Kaizen em 10 passos
Do iniício ao fim, podemos dividir o Kaizen em 10 passos, conforme listados abaixo:
- Kick-off e início das atividades de treinamento;
- Análise do estado atual;
- Seleção das áreas e dos problemas pertinentes;
- Levantamento de possíveis soluções;
- Selecionar as soluções;
- Estabelecer métricas para o sucesso do evento;
- Planejar e implementar (Repetir se necessário utilizando o PDCA)
- Padronizar e manter os resultados;
- Divulgar os resultados;
- Comemorar.